Современные инструменты для совершенствования бизнес-процессов

Эффективность работы и развитие любой организации неразрывно связаны с компетентным управлением и постоянным улучшением бизнес-процессов. Без этого наступает стагнация, которая очень быстро сменяется регрессом…

Задачи по достижению установленных показателей национальной экономики в современных условиях серьезно усложняются в связи с обострившейся политической обстановкой в мире и введенными санкциями со стороны недружественных стран. Чтобы в данной ситуации сохранить устойчивое развитие, обеспечить перспективу роста и воспользоваться создавшейся возможностью выйти на новые рынки, организациям необходимо провести системный анализ ситуации и проблем, принять адекватные решения по их устранению или упреждению, определить необходимые ресурсы, ориентируясь на успешный опыт. Важнейшим инструментом для этого служит использование в организациях эффективных методов управления и лучших практик, признанных и широко применяемых в мире.

Бизнес, который на постоянной основе применяет современные инструменты, уже добился высоких результатов по повышению конкурентоспособности продукции, снижению издержек, повышению эффективности производства.

На рынке Республики Беларусь работают много успешных компаний с репутацией поставщиков продукции высокого качества, но следует понимать, что любая производственная деятельность не может оставаться неизменной длительный период времени. Меняются входные данные, растёт технический уровень, потребитель регулярно требует новые продукты и решения.

Эффективное управление бизнес-процессами предполагает их постоянное улучшение и оптимизацию, поэтому профессионалы и практики в области качества предлагают различные методики и подходы.

1. Методика быстрого анализа решения (FAST).

Методика основана на интуиции специалистов и коллективной возможности «генерировать новые идеи». Сначала создается команда из числа специалистов организации, которая путем «мозгового штурма» должна выявить узкие места и предложить способы улучшения, которые можно внедрить в ближайшие три месяца. Затем предложения по улучшениям и методы внедрения озвучиваются руководству, которое их анализирует и принимает решение относительно результативности реализации предложенных изменений.

Чаще всего результатом применения «FAST» является снижение затрат на производство или уменьшение длительности процессов. Преимуществом методики, в первую очередь, являются ориентация на заказчика, быстрота выработки решения, минимальные затраты для реализации методики.

2. Бенчмаркинг процесса.

Метод предполагает изучение других организаций, которые достигают лучших результатов. Команда специалистов сопоставляет идентичные процессы в двух организациях (своей и «эталонной») и на основе сравнения находит «слабые места» в своей организации. Основная цель – понять, почему в другой организации схожий бизнес-процесс работает лучше и достигает наивысших целей.

Бенчмаркинг лучше всего использовать для внесения небольших изменений в существующие бизнес-процессы. Например, если команда выявит, что продукция конкурента выигрывает за счет красивой упаковки, далее последует изменение собственного бизнес-процесса или добавление в него каких-то новых действий, либо изменений.

Преимущества методики: небольшие затраты и незначительные усилия, оценка выполняется быстро, уровень ошибок снижается на 25-40%.

3. Перепроектирование процесса.

В основе перепроектирования практически всегда лежат изменившиеся требования потребителей. Перепроектирование применяют к процессам, которые успешно работают, но требуют коррекции. Отличительная особенность этой методики, что ее можно применять для 75-85% основных бизнес-процессов в любой организации. В большинстве случаев, перепроектирование используют совместно с бенчмаркингом, таким образом одновременно идет сравнение будущего процесса с «эталонами» или конкурентами.

Методика обладает такими преимуществами, как снижение затрат в рамках одного бизнес-процесса, уменьшение времени его выполнения, на усовершенствование уходит не более 90 дней, уменьшается количество ошибок на 40-50%.

4. Инжиниринг процесса.

Методика применима только к организациям, которые создаются с нуля. Дословный перевод обозначает «придумывать» или «изобретать». Справедливо считать «инжиниринг процесса» методом проектирования вновь создаваемых организаций, новых видов производства в существующих организациях с учетом передового опыта и принципа оптимальности в управлении процессами. Иными словами, при проектировании нового бизнеса, организации придумывают какие-либо основополагающие бизнес-процессы с нуля.

5. Реинжиниринг процесса.

Реинжиниринг можно охарактеризовать как «переизобретение» бизнес-процессов. Если более глубоко раскрыть смысл, то это значит «радикальное перепроектирование бизнес-процесса для достижения существенных улучшений». В данном случае методика предполагает внесение таких изменений, которые однозначно приведут к улучшению таких ключевых показателей как оперативность, качество, уровень обслуживания, затраты. Радикальное перепроектирование бизнес-процессов обозначает глубинное изменение, то есть это решительный отказ от всего «отжившего» в пользу новых методов, материалов, технологий, взаимодействия. Реинжиниринг приводит к качественно новому уровню развития организации и обеспечивает свежий взгляд на сущность и содержание работы организации, а также на принимаемые руководителями решения. При правильном применении реинжиниринга, организация получит серьезные преимущества: длительность цикла сокращается на 65-85%, уровень ошибок – на 45-65%, снижаются затраты.

Выбор методов совершенствования бизнес-процессов напрямую зависит от актуальности стоящих задач. «FAST» и «бенчмаркинг» необходимо применять, когда требуется устранить отдельные ошибки, «перепроектирование» и «инжиниринг» вступают в силу при глубоком и комплексном разборе проблемы, «реинжиниринг» – самый сложный подход, совершающий своего рода революцию в рамках отдельной организации.

Кроме вышеописанных основных пяти методов совершенствования бизнес-процессов, существуют многочисленные инструменты и походы, которые можно и нужно применять для анализа, оценки и совершенствования бизнес-процессов. Это многообразие включает как простые методы и новые инструменты, так и новейшие методики.

К простым методам относятся: контрольный листок, гистограмма, метод стратификации (группировки, расслаивания), причинно-следственная диаграмма (диаграмма Исикавы), диаграмма Парето, диаграмма разброса (рассеивания), контрольные карты процессов и др.

Простые методы получили наибольшее распространение ввиду их сравнительной несложности, убедительности и доступности. В своей совокупности эти методы образуют эффективную систему методов контроля и анализа качества. С их помощью может решаться до 95% всех проблем, находящихся в поле зрения производственников.

При всей своей простоте они сохраняют связь со статистикой и дают профессионалам возможность пользоваться их результатами, а при необходимости – совершенствовать их.

Контрольные листки могут применяться как при контроле по качественным, так и при контроле по количественным признакам.

Гистограммы – один из вариантов столбчатой диаграммы, отображающий зависимость частоты попадания показателей или процесса в определенный интервал значений от заданных значений.

Диаграммы разброса – это графики, которые позволяют выявить корреляцию между двумя различными факторами.

Анализ Парето получил свое название по имени экономиста Вилфредо Парето, который показал, что большая часть капитала (80%) находится в руках незначительного количества людей (20%). Анализ Парето – «универсальный» принцип, который применим во множестве ситуаций, и незаменим – в решении проблем качества. Отмечено «универсальное» применение принципа Парето к любой группе причин, вызывающих то или иное последствие. Анализ Парето ранжирует отдельные области по значимости или важности и помогает выявить и устранить те причины, которые вызывают наибольшее количество проблем либо несоответствий.

Анализ Парето, как правило, иллюстрируется диаграммой Парето, на которой по оси абсцисс откладываются причины возникновения проблем качества в порядке убывания вызванных ими проблем, а по оси ординат – в количественном выражении сами проблемы, причем как в численном, так и в накопленном (кумулятивном) процентном выражении.

Новые инструменты управления качеством включают следующие методы: мозговая атака, диаграмма сродства, диаграмма связей, древовидная диаграмма, матричная диаграмма (таблица качества), стрелочная диаграмма, поточная диаграмма, матрица приоритетов.

Эти инструменты позволяют решать проблемы управления качеством при анализе фактов, представленных не в численной, а в какой-либо другой форме, например, в виде словесных описаний, и именно эти инструменты получили название
«восемь новых инструментов управления качеством».

Восемь новых инструментов являются частью методологии решения проблем, рассматриваемой в теории TQM (всеобщее управление качеством). Эти инструменты наиболее успешно могут быть использованы в рамках групповой работы в командах, создаваемых в организациях для поиска и выработки решения проблем качества.

К новейшим инструментам управления качеством относят следующие методы: развертывание функции качества (QFD-анализ), бенчмаркинг (методология реперных точек), анализ форм и последствий отказов (FMEA-анализ), анализ деятельности подразделений, система «Ноль дефектов», система «Точно вовремя», функционально-стоимостной анализ.

Большинство инструментов основано на анализе численных данных, что соответствует одному из принципов менеджмента качества: «Принятие решений, основанных на фактах».

Знание методик совершенствования производственных процессов раскрывает перед владельцами бизнеса возможности их применения. Руководители могут применять различные способы, чтобы улучшить структуру и формат деятельности организации. При этом изменения могут проходить постепенно или резко, точечно или глобально. Наиболее полный и всесторонний анализ обеспечивается, когда учтены все свойства анализируемого объекта на всех этапах его жизненного цикла: при изготовлении, транспортировке, хранении, применении, ремонте, техническом обслуживании.

Управление качеством – это комплексный и целенаправленный процесс, затрагивающий всю структуру организации, начиная с назначения на должность и заканчивая продажей готовой продукции. Использование современных инструментов в организации помогает выработке практических навыков анализа и управления качеством при производстве продукции или оказании услуг, а самое главное быть всегда на шаг впереди своих конкурентов.

Получить консультацию по применению современных методов управления качеством можно по адресу Спокойная 1/6 г. Брест (3-й этаж 41 кабинет) или по телефону 8(0162) 58-08-76, или по эл.почта: osm@csmbrest.by.