Путь к успеху — постоянное совершенствование бизнес-процессов

Качество продукции – это один из важнейших факторов успеха. Особенно это актуально в Год качества, который объявлен Президентом Республики Беларусь в этом году. Глава государства сделал акцент на повышении конкурентоспособности Беларуси и приоритете качественных показателей в целом, и что каждому из нас на своем рабочем месте необходимо работать с полной отдачей, чтобы повысить привлекательность белорусских товаров для создания устойчивой и прибыльной экономики.

Эффективность работы и развитие любой организации неразрывно связаны с компетентным управлением и постоянным улучшением бизнес-процессов. Без этого наступает стагнация, которая очень быстро сменяется регрессом…

Задачи по достижению установленных показателей национальной экономики в современных условиях серьезно усложняются в связи с обострившейся политической обстановкой в мире и введенными санкциями со стороны недружественных стран. Чтобы в данной ситуации сохранить устойчивое развитие, обеспечить перспективу роста и воспользоваться создавшейся возможностью выйти на новые рынки, организациям необходимо провести системный анализ ситуации и проблем, принять адекватные решения по их устранению или упреждению, определить необходимые ресурсы, ориентируясь на успешный опыт. Основным инструментом для этого служит использование в организациях эффективных методов управления и лучших практик, признанных и широко применяемых в мире.

Бизнес, который на постоянной основе применяет современные инструменты, уже добился высоких результатов по повышению конкурентоспособности продукции, снижению издержек, повышению эффективности производства.

На рынке Республики Беларусь работают много успешных компаний с репутацией поставщиков продукции высокого качества, но следует понимать, что любая производственная деятельность не может оставаться неизменной длительный период времени. Меняются входные данные, растёт технический уровень, потребитель регулярно требует новые продукты и решения.

Эффективное управление бизнес-процессами предполагает их постоянное улучшение и оптимизацию, поэтому профессионалы и практики в области качества предлагают различные методики и подходы, которые не требуют больших финансовых вложений, но дают реальные результаты.

1.Методика быстрого анализа решения (FAST).

Методика основана на интуиции специалистов и коллективной возможности «генерировать новые идеи». Сначала создается команда из числа специалистов организации, которая путем «мозгового штурма» должна выявить узкие места и предложить способы улучшения, которые можно внедрить в ближайшие три месяца. Затем предложения по улучшениям и методы внедрения озвучиваются руководству, которое их анализирует и принимает решение относительно результативности реализации предложенных изменений.

Чаще всего результатом применения «FAST» является снижение затрат на производство или уменьшение длительности процессов. Преимуществом методики, в первую очередь, являются ориентация на заказчика, быстрота выработки решения, минимальные затраты для реализации методики.

2.Бенчмаркинг процесса.

Метод предполагает изучение других организаций, которые достигают лучших результатов. Команда специалистов сопоставляет идентичные процессы  в двух организациях (своей и «эталонной») и на основе сравнения находит «слабые места» в своей организации. Основная цель – понять, почему в другой организации схожий бизнес-процесс работает лучше и достигает наивысших целей.

Бенчмаркинг лучше всего использовать для внесения небольших изменений в существующие бизнес-процессы. Например, если команда выявит, что продукция конкурента выигрывает за счет красивой упаковки, далее последует изменение собственного бизнес-процесса или добавление в него каких-то новых действий, либо изменений.

Преимущества методики: небольшие затраты и незначительные усилия, оценка выполняется быстро, уровень ошибок снижается на 25-40%.

3.Перепроектирование процесса.

В основе перепроектирования практически всегда лежат изменившиеся требования потребителей. Перепроектирование применяют к процессам, которые успешно работают, но требуют коррекции. Отличительная особенность этой методики, что ее можно применять для 75-85% основных бизнес-процессов в любой организации. В большинстве случаев, перепроектирование используют совместно с бенчмаркингом, таким образом, одновременно идет сравнение будущего процесса с «эталонами» или конкурентами.

Методика обладает такими преимуществами, как снижение затрат в рамках одного бизнес-процесса, уменьшение времени его выполнения, на усовершенствование уходит не более 90 дней, уменьшается количество ошибок на 40-50%.

4.Инжиниринг процесса.

Методика применима только к организациям, которые создаются с нуля. Дословный перевод обозначает «придумывать» или «изобретать». Справедливо считать «инжиниринг процесса» методом проектирования вновь создаваемых организаций, новых видов производства в существующих организациях с учетом передового опыта и принципа оптимальности в управлении процессами. Иными словами, при проектировании нового бизнеса, организации придумывают какие-либо основополагающие бизнес-процессы с нуля.

5.Реинжиниринг процесса.

Реинжиниринг можно охарактеризовать как «переизобретение» бизнес-процессов. Если более глубоко раскрыть смысл, то это значит «радикальное перепроектирование бизнес-процесса для достижения существенных улучшений». В данном случае методика предполагает внесение таких изменений, которые однозначно приведут к улучшению таких ключевых показателей как оперативность, качество, уровень обслуживания, затраты. Радикальное перепроектирование бизнес-процессов обозначает глубинное изменение, то есть это решительный отказ от всего «отжившего» в пользу новых методов, материалов, технологий, взаимодействия. Реинжиниринг приводит к качественно новому уровню развития организации и обеспечивает свежий взгляд на сущность и содержание работы организации, а также на  принимаемые руководителями решения. При правильном применении реинжиниринга, организация получит серьезные преимущества: длительность цикла сокращается на 65-85%, уровень ошибок – на 45-65%, снижаются затраты.

Выбор методов совершенствования бизнес-процессов напрямую зависит от актуальности стоящих задач. «FAST» и «бенчмаркинг» необходимо применять, когда требуется устранить отдельные ошибки, «перепроектирование» и «инжиниринг» вступают в силу при глубоком и комплексном разборе проблемы, «реинжиниринг» – самый сложный подход, совершающий своего рода революцию в рамках отдельной организации.

Кроме вышеописанных основных пяти методов совершенствования бизнес-процессов, существуют многочисленные инструменты и походы, которые можно и нужно применять для анализа, оценки и совершенствования бизнес-процессов. Это многообразие включает как простые методы и новые инструменты, так и новейшие методики.

Простые методы получили наибольшее распространение ввиду их сравнительной несложности, убедительности и доступности. В своей совокупности эти методы образуют эффективную систему методов контроля и анализа качества. С их помощью может решаться до 95% всех проблем, находящихся в поле зрения производственников.

При всей своей простоте они сохраняют связь со статистикой и дают профессионалам возможность пользоваться их результатами, а при необходимости — совершенствовать их.

Контрольные листки могут применяться как при контроле по качественным, так и при контроле по количественным признакам.

Гистограммы — один из вариантов столбчатой диаграммы, отображающий зависимость частоты попадания показателей или процесса в определенный интервал значений от заданных значений.

Диаграммы разброса — это графики, которые позволяют выявить корреляцию между двумя различными факторами.

Анализ Парето получил свое название по имени экономиста Вилфредо Парето, который показал, что большая часть капитала (80%) находится в руках незначительного количества людей (20%). Анализ Парето — «универсальный» принцип, который применим во множестве ситуаций, и незаменим — в решении проблем качества. Отмечено «универсальное» применение принципа Парето к любой группе причин, вызывающих то или иное последствие. Анализ Парето ранжирует отдельные области по значимости или важности и помогает выявить и устранить те причины, которые вызывают наибольшее количество проблем либо несоответствий.

Анализ Парето, как правило, иллюстрируется диаграммой Парето, на которой по оси абсцисс откладываются причины возникновения проблем качества в порядке убывания вызванных ими проблем, а по оси ординат — в количественном выражении сами проблемы, причем как в численном, так и в накопленном (кумулятивном) процентном выражении.

Новые инструменты управления качеством включают  следующие методы: мозговая атака, диаграмма сродства, диаграмма связей, древовидная диаграмма, матричная диаграмма (таблица качества), стрелочная диаграмма, поточная диаграмма, матрица приоритетов.

Эти инструменты позволяют решать проблемы управления качеством при анализе фактов, представленных не в численной, а в какой-либо другой форме, например, в виде словесных описаний, и именно эти инструменты получили название «восемь новых инструментов управления качеством».

Восемь новых инструментов являются частью методологии решения проблем, рассматриваемой в теории TQM (всеобщее управление качеством). Эти инструменты наиболее успешно могут быть использованы в рамках групповой работы в командах, создаваемых в организациях для поиска и выработки решения проблем качества.

К новейшим инструментам управления качеством относят следующие методы: развертывание функции качества (QFD-анализ), бенчмаркинг (методология реперных точек), анализ форм и последствий отказов (FMEA-анализ), анализ деятельности подразделений, система «Ноль дефектов», система «Точно вовремя», функционально-стоимостной анализ.

Большинство инструментов основано на анализе численных данных, что соответствует одному из принципов менеджмента качества: «Принятие решений, основанных на фактах».

Знание методик совершенствования производственных процессов раскрывает перед владельцами бизнеса возможности их применения. Руководители могут применять различные способы, чтобы улучшить структуру и формат деятельности организации. При этом изменения могут проходить постепенно или резко, точечно или глобально. Наиболее полный и всесторонний анализ обеспечивается, когда учтены все свойства анализируемого объекта на всех этапах его жизненного цикла: при изготовлении, транспортировке, хранении, применении, ремонте, техническом обслуживании.

Управление качеством – это комплексный и целенаправленный процесс, затрагивающий всю структуру организации, начиная с назначения на должность и заканчивая продажей готовой продукции. Использование современных инструментов в организации помогает выработке практических навыков анализа и управления качеством при производстве продукции или оказании услуг, а самое главное быть всегда на шаг впереди своих конкурентов.

Получить консультацию по применению современных методов управления качеством можно по адресу Спокойная 1/6 г. Брест (3-й этаж 41 кабинет) или по телефону 8(0162) 58-08-76.